A dinâmica da proliferação do conhecimento no século XXI não tem paralelo com nenhum outro momento da história humana.

 

Atualmente o conhecimento é a “mercadoria” mais valiosa que uma organização pode ter. Em 2009, cientistas estimaram que o cérebro humano recebe diariamente o equivalente a 34 Gigabytes de informação. Bem, essa pesquisa foi realizada há 10 anos atrás. Então, atualmente essa quantidade deve ser ainda maior. O ex-CEO do Google, Eric Schmidt, em 2010, estimou que, a cada dois dias, criamos a mesma quantidade de informação quanto toda a civilização humana o fez até 2003.

Isso mesmo? Em apenas dois dias produzimos atualmente o mesmo volume de informação gerado em mais de 6.000 anos de história.

Nas organizações em geral, o crescimento das informações ocorre nesse mesmo ritmo acelerado, ainda mais em tempos de exigência constante de inovação: novos produtos, novos processos, novas metodologias, etc. A informação flui freneticamente, em todas as direções, nos mais diversos canais. É bastante comum observar as pessoas atordoadas e estressadas com o volume de informação que precisam consumir e produzir. Essa situação se agrava devido a falta, em vários locais, de um modelo estruturado de Gestão do Conhecimento.  Alguns problemas comuns relatados pelos profissionais do século XXI incluem:

Dificuldade em identificar informação útil
Em meio à enxurrada de informação, saber o que é útil e o que é descartável é uma tarefa quase hercúlea.

Excesso de canais de comunicação
Muitas vezes, as pessoas não sabem em qual canal devem buscar e reportar cada tipo de informação. São tantos canais disponíveis que é muito comum que as pessoas recebam a mesma informação (útil ou inútil) através de vários canais (e-mails copiados para dezenas de pessoas, grupos de WhatsApp para todo tipo de assunto e com ‘n’ participantes cada um), só para citar os exemplos mais comuns.

Informação “vencida”
As informações atualmente ficam obsoletas muito rapidamente. Isso pode acabar gerando muito retrabalho e perda de tempo.

Informações que estão apenas “na cabeça” de algumas pessoas
Especialistas em determinados temas se tornam referência interna em certos assuntos e podem acabar retendo essa informação, até pela falta de mecanismos eficientes para formalizar esse conhecimento. Essas pessoas então passam a ser consultadas com uma frequência maior do que conseguem atender ou então ficam sobrecarregadas de trabalho. Sem falar no risco da dependência dessas pessoas.

Matchmap

 

Por tudo isso, não é de se admirar que gerir e utilizar de forma eficaz toda a informação disponível e transformá-la em conhecimentonão seja uma tarefa das mais fáceis para as organizações do mundo contemporânea, sejam elas públicas, privadas, sociais, assistenciais, ou qualquer outra.

Para tentar facilitar o trabalho dos profissionais envolvidos na missão de gerenciar conhecimento nas organizações, a startup Matchmap elaborou um modelo de 4 passos que pode ser aplicado em organizações dos mais diversos tipos:

1º. Passo – Mapear os conhecimentos disponíveis: que conhecimentos as pessoas estão utilizando e acessando, na prática, para fazer o que fazem? Só quem usa o conhecimento para gerar resultados sabe, na prática, que conhecimento é utilizado e como. E esse conhecimento é cada vez específico e não genérico. As Job Description tradicionais utilizadas pelo RH não dão conta de definir e manter atualizados os conhecimentos necessários para cada posição. Por isso, é tão importante ouvir as pessoas que fato executam os processos. Para tanto é preciso saber detalhes sobre o conhecimento, as fontes de consulta, os modelos existentes, as experiências já realizadas, etc.

2º. PassoIdentificar quem são as pessoas que são referência interna em cada um dos conhecimentos chave: saber quem detém o conhecimento é tão importante quanto mapear o conhecimento em si. Muitas pessoas atuam, formal ou informalmente como hubs de conhecimento. São pessoas que detém conhecimento acima do básico necessário para realizar as operações do dia-a-dia. É a elas que se recorre nos momentos em que algo imprevisível acontece, nas situações atípicas, nos momentos que o processo “trava” e nas mais diversas situações complicadas (e que são cada vez mais comuns). Pois bem, é preciso saber exatamente quem são essas pessoas e em quais conhecimentos elas se tornaram referência internamente.

3º. PassoTrabalhar na explicitação do conhecimento: o conhecimento não pode ficar apenas “na cabeça” das pessoas experientes e talentosas. Conhecimento tácito representa vulnerabilidade para as organizações. Afinal, as pessoas podem não estar mais na empresa no dia de amanhã. O velho paradigma de que é a retenção do conhecimento por uma pessoa que assegura sua permanência na empresa já não faz o menor sentido. Ao contrário, as pessoas atualmente passam a ter mais valor à medida que compartilham mais conhecimento. Por isso, é tão importante formalizar o conhecimento. Manuais volumosos podem ser úteis, mas o ritmo atual de geração de conhecimento exige soluções mais acessíveis e flexíveis, como os Mapas Mentais, Fluxogramas, Vídeos instrucionais, entre outros.

4º. Passo – Construir redes de socialização e atualização do conhecimento: as pessoas se comunicam cada vez mais em redes e estão mais dispostas a cooperar umas com as outras. No entanto, se esse processo não for bem estruturado, pode haver muita informação truncada e mais confusão na comunicação. Nesse quarto passo, recomendamos que as empresas invistam em canais formais e estruturados de transmissão e troca de conhecimentos. A construção e implantação de Trilhas de Aprendizagem, capazes de disseminar os fundamentos relacionados a cada conhecimento é fundamental nessa etapa. Mas não são suficientes. Isso porque o conhecimento não pode caminhar apenas numa única mão de direção, ou seja, não é possível acreditar que algumas pessoas vão transmitir e outras pessoas vão simplesmente usar o conhecimento. Pelo contrário, ao receber e usar o conhecimento, as pessoas vão criar novas experiências e, com isso, vão atualizar os conhecimentos. Ou seja, estamos falando de uma via de mão dupla: o conhecimento vai e volta. O objetivo é dessa etapa é construir redes de conhecimento, que disseminem, mas que também sirvam para receber e compartilhar novos conhecimentos, funcionando como mecanismos de atualização constante do conhecimento.

Certamente não existe uma “receita de bolo”, um jeito único de fazer esses quatro passos funcionarem da melhor forma. Cada organização precisará construir os seus “comos”, de acordo com as suas características. Mas certamente o esforço vale a pena e todos ganham: a empresa ganha ao ser capaz de gerenciar o conhecimento, os colaboradores ganham ao ter mais facilidade de acessar o conhecimento disponível, reduzindo o stress e o público da organização ganha ao receber produtos e serviços de maior qualidade.

Para saber mais sobre gestão do conhecimento e gerar movimentos dentro de sua empresa, acesse o site do Matchmap ou entre em contato com a gente!

 

Este artigo foi escrito por Marcos Arantes Oliveira, consultor da Movidaria e CEO da Startup Matchmap


 

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